Privacyverklaring

Wintertaling Privacyverklaring

(Versie mei 2020)

 

Deze privacyverklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van onze werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Wintertaling coöperatie u.a. (verder: Wintertaling) respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkrijgen vertrouwelijk wordt behandeld. Daarbij gaat het om alle informatie over een persoon. Door middel van het navolgende wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG opgenomen informatieverplichting aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens Wintertaling verwerkt.

 

Inhoud privacyverklaring

  1. Toepasbaarheid van deze privacyverklaring.
  2. Welke gegevens worden verwerkt?
  3. Voor welke doeleinden worden gegevens verwerkt?
  4. Wat is de grondslag voor de verwerking?
  5. Welke bewaartermijnen hanteert Wintertaling?
  6. Hoe zijn uw gegevens verkregen?
  7. Wie hebben toegang tot de persoonsgegevens en met wie worden uw gegevens gedeeld?
  8. De beveiliging van de persoonsgegevens.
  9. Uw rechten.

 

  1. Toepasbaarheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle personen die onze website bezoeken of op degenen van wie Wintertaling in het kader van haar juridische of notariële dienstverlening persoonsgegevens verwerkt. Denk dan aan (potentiële) cliënten, relaties, ontvangers van nieuwsbrieven en dergelijke, bezoekers van onze website of personen die anderszins contact met Wintertaling opnemen.

 

  1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
  • Alle persoonsgegevens die u aan Wintertaling verstrekt;
  • Persoonsgegevens die inzicht geven in het gebruik van onze website of
  • Alle andere persoonsgegevens die Wintertaling heeft verkregen uit andere bronnen.

 

  1. Doeleinden

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • Het uitvoeren van opdrachten voor juridisch advies, juridische bijstand in procedures of transacties, het opmaken van notariële akten of andere juridische diensten door ons notariaat of advocatuur;
  • Voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
  • Uitnodigen voor juridische events of uw informeren over juridische ontwikkelingen;
  • Het factureren voor geleverde diensten;
  • Marketing- en communicatie activiteiten;
  • Verbeteren en beveiligen van onze website;
  • Personeelsadministratie;
  • Financiële administratie;
  • Werving en selectie of
  • Doeleinden waarvoor u specifiek toestemming heeft gegeven.

 

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

  1. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

Wintertaling verwerkt uw gegevens alleen indien dit op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is toegestaan, de gronden voor verwerking zijn:

  • De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent;
  • Op basis van uw toestemming;
  • Op basis van een wettelijke plicht of gerechtvaardigd belang.

 

Wintertaling kan uw persoonsgegevens verwerken indien wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Denk dan aan de situatie waarin wij persoonsgegevens gebruiken om met u in contact te komen, wanneer u ons zelf benadert. Indien Wintertaling uw e-mailadres verkrijgt door het leveren van diensten dan kunnen wij u gelijksoortige diensten aanbieden.

 

  1. Bewaartermijnen ten aanzien van uw persoonsgegevens

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming mogen wij uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel van verwerking.

  • Voor gegevens verstrekt aan de advocatuur geldt dat uw gegevens minimaal 7 jaar en in sommige gevallen 20 jaar worden bewaard. De grondslag hiervoor is de minimale wettelijke norm en de maximale wettelijke of contractuele aansprakelijkheidstermijn die volgt uit uw dossier (aansprakelijkheid van u jegens derden) en uit onze dienstverlening (aansprakelijkheid van ons jegens u of derden).
  • Voor gegevens verstrekt aan het notariaat, geldt dat wij een wettelijke verplichting hebben om uw gegevens eeuwig te bewaren.
  • Ten aanzien van de personeelsadministratie geldt het volgende: 2 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd, tenzij langer durende terugbetalingsregeling i.v.m. studiekosten. Indien er sprake is van een juridisch geschil is deze termijn 2 jaar na het onherroepelijk worden van de uitspraak. Voor legitimatie en loonbelastingverklaring is deze termijn 5 jaar na afloop van het kalenderjaar na het eindigen van de dienstbetrekking.
  • Het verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie heeft een bewaartermijn van 7 jaar.
  • Het verzamelen, vastleggen, gebruiken en verstrekken d.m.v. doorzending t.b.v. aanleg en beheer van salarisadministratie van gegevens heeft een bewaartermijn van 7 jaar.
  • Het verzamelen, vastleggen en bewaren van sollicitatiegegevens heeft een bewaartermijn van: bij niet indiensttreding uiterlijk 4 weken nadat duidelijk is geworden dat de functie vervuld is. Na toestemming van de betrokkene worden gegeven langer bewaard. Bijvoorbeeld i.v.m. een toekomstige passende functie.
  • Voor alle andere doeleinde worden uw gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.

 

  1. Hoe zijn uw gegevens verkregen?
  • Indien u gegevens actief aan ons verstrekt. Denk dan aan de situatie dat u cliënt van ons bent of wordt, of wanneer u zich aanmeldt voor nieuwsbrieven of events.
  • Wintertaling kan informatie verkrijgen van derden. Zoals persoonsgegevens die verkregen zijn uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster, of persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites en social media (LinkedIn).
  • Tevens verkrijgt Wintertaling gegevens die zijn ingevuld op contact- en webformulieren.

 

  1. Wie hebben toegang tot de persoonsgegevens?

Wintertaling zal alleen gegevens van u aan derden verstrekken indien dit wettelijk verplicht is, wij daarvoor uw toestemming hebben gekregen of dergelijke verstrekking voortvloeit uit de overeenkomst van opdracht die wij met u sluiten ter uitvoering van onze dienstverlening. Tevens schakelen wij derden in die in onze opdracht persoonsgegevens bewerken. Bijvoorbeeld een drukkerij die voor ons een klantmailing verzorgt en naam en adresgegevens op enveloppen drukt. Een ander voorbeeld is de leverancier van IT-diensten en producten die wij gebruiken bij de uitvoering van onze werkzaamheden. Wij kunnen alleen derden inschakelen als dit past bij het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt. Daarnaast kan deze derde alleen onze opdracht krijgen als hij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert.

 

In het kader van uw opdracht, in het belang van nakoming van wettelijke verplichtingen die rusten op Wintertaling en in het belang van de organisatie van Wintertaling, kan ons kantoor persoonsgegevens verstrekken aan o.a. de volgende ontvangers:

  • Ons personeel; advocaten, (kandidaat)notarissen, ondersteuning en student stagiaires.
  • Onze technische dienstverlener (Xinno B.V.);
  • Aanbieders van software, IT-diensten en producten, SaaS producten of vergelijkbare applicaties ter ondersteuning van onze praktijk. Wij werken met: Xinno B.V., Van Brug Software B.V., Tentoo, BASENET INTERNET PROJECTS B.V., Fidura Software en Prewest ICT B.V.;
  • Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie;
  • Nederlandse Orde van Advocaten;
  • Belastingdienst;
  • Registerhouders, zoals het kadaster;
  • Banken;
  • Advocaten;
  • Notarissen;
  • Deurwaarders;
  • Koeriers;
  • Makelaars;
  • Hypotheekadviseurs;
  • Rechterlijke instanties;
  • Accountants of andere adviseurs;
  • Verenigingen van eigenaars en administrateurs;
  • Uw weder- of contractspartij(en).

 

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie zonder voorafgaande toestemming van u, zonder dat daarbij de wettelijke waarborgen in acht worden genomen en eventueel de nodige maatregelen worden getroffen.

 

  1. De beveiliging van de persoonsgegevens

Wintertaling zal er alles aan doen om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen ter bescherming van verlies, misbruik en wijziging van uw persoonsgegevens.

 

  1. Uw rechten

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring te doen. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Wintertaling neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

 

Recht op informatie en kennisgeving

Om de transparantie van de verwerking van persoonsgegevens te waarborgen kunt u verzoeken om inzagen te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Indien er sprake in van rectificatie of wissing van uw persoonsgegevens of beperking van de verwerking dan wordt u daarvan in kennis gesteld, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

 

Recht van verzet

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

 

Recht van intrekken toestemming

Indien u om toestemming bent verzocht voor een bepaalde verwerking, bent u te allen tijde gerechtigd om deze toestemming weer in te trekken.

 

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

 

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk. In geval van een notariële akte zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

 

 

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wenst dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Wij zullen dit verzoek dan behandelen en u over onze beslissing informeren. Staan de gegevens in een processtuk, een notariële akte of een ander reeds bestaand document, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

 

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële of andere plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

 

Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering

Tenzij het noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst of indien u toestemming heeft gegeven, heeft u het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden.

 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt of er kan sprake zijn van een uitzondering uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Mochten wij om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

  1. Contactgegevens

Naam kantoor:         Wintertaling
Adres:                     Antonio Vivaldistraat 66
Postcode / Plaats:   1083 HP Amsterdam
Contactpersoon:      Lonneke Bont
E-mailadres:           l.bont@wintertaling.nl
Website:                 www.wintertaling.nl

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via l.bont@wintertaling.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan steeds door ons zonder nadere aankondiging gewijzigd worden. Een aangepaste privacyverklaring wordt voorzien van een ‘versiedatum’ en daarna gepubliceerd op onze website.

 

Amsterdam, mei 2020