Privacyverklaring

Privacyverklaring

(Versie 25 mei 2018)

Deze privacyverklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van onze werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

 

Onze contactgegevens

Naam kantoor:          Wintertaling advocaten en notarissen

Adres:                       Antonio Vivaldistraat 66

Postcode / Plaats:      1083 HP Amsterdam

Kantoor-

contactpersoon:        Tara Hassani

e-mailadres:             t.hassani@wintertaling.nl

 

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor juridisch advies, juridische bijstand in procedures of transacties, het opmaken van notariële akten of andere juridische diensten door ons notariaat of onze advocatuur;
  • voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
  • u uitnodigen voor juridische events of uw informeren over juridische ontwikkelingen; of
  • doeleinden waarvoor u specifiek toestemming heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

 

Notariaat

Regels persoonsgegevens bij werkzaamheden door het notariaat

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
  5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Advocatuur

Regels persoonsgegevens bij werkzaamheden van de advocatuur

Om u te kunnen adviseren, bij te staan in procedures of transacties, verwerkt de advocatuur uw persoonsgegevens op de navolgende wijze:

  1. De advocaat dient in de meeste gevallen uw identiteit te controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs .
  2. Uw contactgegevens worden voor zover nodig verwerkt in processtukken, adviezen en transactiedocumentatie.
  3. De advocatuur houdt uw dossier minimaal 7 en in sommige gevallen 20 jaren onder zich. De grondslag hiervoor is de minimale wettelijke norm en de maximale wettelijke of contractuele aansprakelijkheidstermijn die volgt uit uw dossier (aansprakelijkheid van u jegens derden) en uit onze dienstverlening (aansprakelijkheid van ons jegens u).

 

Kantoor breed

  1. Ons kantoor verwerkt centraal uw persoonsgegevens voor de verwerking van facturen en financiële en fiscale administratie.
  2. Uw contactgegevens blijven tot wederopzegging (opt out) bewaard na de beëindiging van onze dienstverlening teneinde u te kunnen benaderen voor juridische events, nieuwsbrieven en soortelijke (marketing)uitingen waaronder per email.

 

Overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

  •  het verzamelen, vastleggen en gebruiken van contactgegevens zoals ontvangen per email, telefoon, post, sociale media, of webformulieren t.b.v. intake van nieuwe zaken, hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Doel: acquisitie
    • Wintertaling zal hiervoor toestemming vragen.
  • het vastleggen, raadplegen t.b.v. legaliseren van handtekeningen hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Doel: personeelsmanagement.
    • Wettelijke verplichting.
  • het verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven etc. hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Doel: marketing en acquisitie.
    • Wintertaling zal hiervoor toestemming vragen van niet-cliënten.
  • Het verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens t.b.v. relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Doel: informeren en faciliteren samenwerking in de keten.
    • Wintertaling zal hiervoor toestemming vragen.
  • het verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Doel: kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen.
    • Wettelijke verplichting.
  • het verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. t.b.v. aanleg en beheer personeelsdossier; het legitimeren van een werknemer, het bewaren van de loonbelastingverklaring heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Doel: personeelsmanagement.
    • Wettelijke verplichting.
  • het verzamelen, vastleggen, gebruiken verstrekken d.m.v. doorzending t.b.v. aanleg en beheer van salarisadministratie van gegevens voor de financiële administratie hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Doel: financiële en fiscale administratie
    • wettelijke plicht, uitvoeren overeenkomst
  • het verzamelen, vastleggen en bewaren sollicitatiegegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • Doel: selectie personeel.
    • Wintertaling zal hiervoor toestemming vragen.

Verder zullen wij alleen gegevens aan derden verstrekken als wij daarvoor uw toestemming hebben gekregen, tenzij dergelijke verstrekking voortvloeit uit de overeenkomst van opdracht die wij met u sluiten ter uitvoering van onze dienstverlening. Tevens schakelen wij derden in die in onze opdracht persoonsgegevens bewerken. Bijvoorbeeld een drukkerij die voor ons een klantmailing verzorgt en naam en adresgegevens op enveloppen drukt. Wij kunnen alleen derden inschakelen als dit past bij het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt. Daarnaast kan deze derde alleen onze opdracht krijgen als hij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert.

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. Bronnen van die gegevens kunnen dan zijn:

  • Openbare registers, waaronder het Kadaster en het Handelsregister
  • Basisregistraties Personen
  • Makelaars
  • Hypotheekadviseurs
  • Accountants of andere adviseurs
  • Verenigingen van eigenaars en administrateurs
  • Uw weder- of contractspartijen

 

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat in het kader van de uitvoering van de werkzaamheden echt nodig is om de werkzaamheden (correct) uit te voeren.

Onze dienstverlening wordt georganiseerd op de wijze dat u een opdrachtovereenkomst aangaat met Wintertaling advocaten en notarissen coöperatie u.a.. Vervolgens zal de behandelend advocaat of (kandidaat-)notarissen verbonden zijn, het dossier in behandeling nemen. Daarbij zal Wintertaling coöperatie uw persoonsgegevens verwerken in het kader van administratie en marketing, en zal de betreffende advocaat- of (kandidaat-)notaris- uw persoonsgegevens verwerken voor het verlenen van juridische bijstand. Wintertaling coöperatie deelt uw persoonsgegevens dus met die BV of maatschap, en vice versa, ter uitvoering van uw opdracht.

Verder kan ons kantoor persoonsgegevens verstrekken aan de volgende ontvangers, in het kader van uw opdracht, in het belang van nakoming van wettelijke verplichtingen die rusten op Wintertaling en in het belang van de organisatie van Wintertaling:

  • Onze technische dienstverlener
  • Aanbieders van software, SaaS producten of vergelijkbare applicaties ter ondersteuning van onze praktijk
  • Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie
  • Belastingdienst
  • Registerhouders, zoals het kadaster
  • Banken
  • Advocaten
  • Notarissen
  • Makelaars
  • Hypotheekadviseurs
  • Rechterlijke instanties
  • Accountants of andere adviseurs
  • Verenigingen van eigenaars en administrateurs
  • Uw weder- of contractspartij(en)

Indien de bovengenoemde grondslagen geen basis bieden voor verstrekking van uw persoonsgegevens aan bovengenoemde partijen, zullen wij u eerst om toestemming vragen.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie zonder voorafgaande toestemming van u, zonder dat daarbij de wettelijke waarborgen in acht worden genomen en eventueel de nodige maatregelen worden getroffen.

 

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van intrekken toestemming

Indien u om toestemming bent verzocht voor een bepaalde verwerking, bent u te allen tijde gerechtigd om deze toestemming weer in te trekken.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en  hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via Tara Hassani, t.hassani@wintertaling.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan steeds door ons zonder nadere aankondiging gewijzigd worden. Een aangepaste privacyverklaring wordt voorzien van een ‘versiedatum’ en daarna gepubliceerd op onze website.

 

Amsterdam, 25 mei 2018