Ondernemingen en overige organisaties moeten 27 maart 2022 hun Uiteindelijke Belanghebbenden (UBO) hebben ingeschreven in de Kamer van Koophandel. Mocht u dit nog niet gedaan hebben is nu het goede moment om dit te doen. Helaas bestaat nogal wat onduidelijkheid over wie de UBO’s zijn.

UBO

De Ultimate Beneficial Owner, of UBO is de uiteindelijk belanghebbende in een vennootschap. De regel wat een UBO is, lijkt eenvoudig, namelijk: iedere natuurlijk persoon met meer dan 25% aandelen , meer dan 25% economisch belang of meer dan 25% stemrechten in een vennootschap. Hierbij kan echter sprake zijn van directe of indirecte belangen en/of rechten.

Daarnaast geldt dat iemand die (zonder enige aandelen danwel formele economische – of stemrechten) feitelijke zeggenschap heeft, ook als UBO aangemerkt wordt. Denk hierbij aan aandeelhoudersovereenkomsten of niet ingeschreven vertegenwoordigingsbevoegdheid.

Een onderneming kan dus meerdere UBO’s hebben. Bepaalde ondernemingen hebben echter geen UBO. Dan worden diegenen die het dagelijkse bestuur vormen over de onderneming aangemerkt als UBO (zogenaamde ‘pseudo-UBO’s’). Dit zijn voor vennootschappen alle leden van het (statutair) bestuur.

Deze regels leveren al snel de nodige interpretatievragen op. Hoe moet namelijk deze relatief simpele holdingstructuur worden beoordeeld?

De grootmoedermaatschappij (X) heeft drie natuurlijk persoon aandeelhouders (A, B en C, ieder 33,33%), met gewone aandelen en geen bijzondere zeggenschapsrechten. De grootmoeder heeft een bestuurder (D, natuurlijk persoon).

De grootmoedermaatschappij (X) houdt 100% van de aandelen in de moedermaatschappij (Y). De moedermaatschappij heeft twee bestuurders (E en F, natuurlijke personen).

De moedermaatschappij (Y) houdt 80% van de aandelen in de dochtermaatschappij (Z). De dochtermaatschappij (Z) heeft een bestuurder (G, natuurlijk persoon).

Binnen deze groep bestaan geen afwijkende afspraken waardoor iemand op basis daarvan feitelijke zeggenschap heeft.

Wie zijn de (pseudo-)UBO’s?

Indirect houden A, B en C ieder een economisch belang van 26,7% in Z (33,3% *100% * 80%). Zij zijn dus (economische) UBOs.

Zij kunnen echter geen stemrecht uitoefenen binnen de algemene vergadering van Z. De aandeelhouder van Z is Y. Y is geen natuurlijk persoon en dus geen UBO. Y wordt vertegenwoordigd (in de algemene vergadering van Z) door haar bestuurders E en F.

Indien E en F ieder zelfstandig bevoegd zijn om Y te vertegenwoordigen, kan ieder van hen zelfstandig 80% van de stemrechten binnen Z uitoefenen. Dan zijn ook E en F UBOs voor wat betreft stemrecht.

E en F kunnen echter worden ontslagen door X (vertegenwoordigd door D). D kan worden ontslagen door de algemene vergadering van X waarin A, B en C ieder geen doorslaggevende stem hebben, maar wel ieder meer dan 25%. Maakt dit de conclusie anders, hebben A, B en C wat dat betreft feitelijke zeggenschap?

Indien E en F enkel gezamenlijk bevoegd zijn om Y te vertegenwoordigen, kan geen van hen zelfstandig de stemrechten binnen Z uitoefenen. Dat maakt hen dan geen UBOs.

Wat nu als X vijf aandeelhouders had, met ieder van hen een belang van 20%? Is er dan geen sprake van een UBO? Dan zou G als (pseudo-)UBO moeten worden geregistreerd.

En iets ingewikkelder?

In de praktijk bestaat geen eenduidigheid hoe het stemrecht- en feitelijke zeggenschapscriterium moet worden ingevuld. In internationale setting loopt in de verschillende lidstaten de interpretatie van dezelfde Europese richtlijn en lokale wetgeving die deze richtlijn implementeert , ook niet gelijk. Het is daarom van belang dat u een goede analyse verricht op de situatie binnen uw organisatie en beslagen ten ijs komt bij uw registratie.

Inschrijvingsverplichting

Ondernemingen zijn sinds september 2020 verplicht om uiteindelijk belanghebbenden in te schrijven in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Organisaties die sinds die datum zijn opgericht zouden reeds een UBO-registratie verricht moeten hebben. Organisaties zijn verplicht hun registraties up-to-date te houden. De deadline voor het registreren van de UBO is 27 maart 2022. Niet tijdige registratie kan leiden tot een boete van maximaal € 21.750,- (dit bedrag kan jaarlijks wijzigen). Indien sprake is van verzwarende omstandigheden zoals een combinatie van strafrechtelijke delicten kan ook strafrechtelijk gehandhaafd worden. Hierbij kan gedacht worden aan een onjuiste UBO-registratie die gepaard gaat met valsheid in geschrifte.

De registratieplicht geldt voor alle organisaties die zich hebben ingeschreven in de kamer van koophandel, tenzij de organisatie is vrijgesteld. Voorbeelden hiervan zijn:

• eenmanszaken
• beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
• verenigingen van eigenaars
• rechtspersonen in oprichting
• Buitenlandse rechtspersonen met alleen vestigingen in Nederland (‘branch offices’).

Voor beursgenoteerde ondernemingen geldt dat zij (en haar 100% dochters) enkel zijn vrijgesteld als 100% van de aandelen van de (groot)moeder genoteerd zijn aan een reglementaire beurs die aan de nodige transparantie-eisen voldoet.

Registratieproces

De organisatie kan zelf haar inschrijving verzorgen, of dit laten verrichten door een notaris. De vertegenwoordiger van de organisatie dient over de volgende informatie te beschikken:

• DigiD;
• IBAN (rekeningnummer) op naam van de tekenbevoegde, voor een betaling van 1 eurocent;
• Gegevens van de UBO’s;
• Documenten bij belang van de UBO’s; en
• Kopie geldig identiteitsbewijs van de UBO’s.

Omdat het een openbaar register is worden er gegevens openbaar gemaakt. Deze kunnen, tegen betaling, door iedereen worden ingezien via het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
De gegevens die ingezien kunnen worden zijn:

• Voor en achternaam;
• Geboortemaand en -jaar
• Nationaliteit;
• Woonland; en
• Het belang en de omvang dat de UBO in een organisatie heeft.

Ervaring leert dat de Kamer van Koophandel het niet altijd eens is met uw opgave, omdat deze wellicht niet compleet is of omdat de Kamer van Koophandel meent dat een geregistreerde UBO niet als zodanig moet worden aangemerkt. Het is daarom van belang dat u zich goed informeert.

Mocht u nog vragen hebben over het inschrijven van UBO’s in de Kamer van Koophandel kunt u contact opnemen met Tim Carapiet.